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I – Contenuto del documento

La presente informativa contiene le indicazioni relative alle modalità di gestione dei dati degli utenti del portale di Chyros srl Società Benefit in conformità con il D.lgs. n. 196/2003 ed il Regolamento UE n. 2016/679, relativi al trattamento dei dati ed alla protezione dei diritti delle persone fisiche.
L’informativa medesima concerne unicamente le pagine del predetto portale e non altre fonti eventualmente consultate dall’utente tramite link esterni e/o in esso contenuti.
La presente pagina potrebbe subire modifiche in conseguenza dell’entrata in vigore di eventuali nuove norme in materia; l’utente è dunque invitato a verificarne periodicamente il contenuto.
Il portale di cui sopra consta di applicativo gestionale B2B (cioè riguardante relazioni tra imprenditori) ed è gestito tramite accessi riservati al fine di gestire il ciclo commerciale tra Chyros ed i propri utenti/clienti, dovendo il medesimo pertanto necessariamente riportare gli estremi anagrafici/camerali di questi ultimi, le richieste di preventivo di spesa, gli ordinativi, i dati delle spedizioni, dei resi, delle comunicazioni tra le parti e della relativa fatturazione, fatto salvo ogni altro aspetto necessario alla gestione del rapporto commerciale tra le parti secondo l’ordinarietà delle pratiche di settore e, comunque, le migliori prassi negoziali.

II – Titolare e responsabile del trattamento

Il titolare e responsabile del trattamento è il soggetto giuridico che tratta i dati personali degli utenti, determinando le finalità ed i mezzi di tali attività e tutelandone la sicurezza; per il presente portale, tale soggetto è Chyros srl Società Benefit, C.F. 13417250019, P.IVA 13417250019, con sede legale in 10141 Torino, Via Caraglio 81, in persona del legale rappresentante pro tempore Sig. Fabio Chiara, che si pone a disposizione degli utenti per ogni chiarimento e necessità dei medesimi all’indirizzo email segreteria@chyros.it.

III – Cookies

Per rendere l’esperienza di navigazione dell’utente più facile ed intuitiva, il portale potrà utilizzare cookies, ossia file costituiti da stringhe di testo utilizzati per memorizzare alcune informazioni che possono riguardare l’utente stesso, le sue preferenze e le caratteristiche del dispositivo utilizzato per l’accesso ad internet, così da ottimizzare la navigazione secondo le sue aspettative attraverso la personalizzazione e la memorizzazione delle scelte effettuate in precedenza.
Utilizzando il portale, l’utente acconsente all’utilizzo dei cookie in conformità con il presente documento; l’utente medesimo è pertanto informato che un ridotto insieme di dati, non contenenti codici eseguibili, né virus, potrà essere trasferito al suo browser da un server web e potrà essere letto dal server che ha effettuato il trasferimento.
I cookies non registrano alcuna informazione personale e gli eventuali dati identificabili non verranno memorizzati; tuttavia, in alternativa, l’utente potrà:
- procedere senza modificare le opzioni relative ai cookies semplicemente continuando con la navigazione;
- impedire il salvataggio dei medesimi, in tutto od in parte, utilizzando software specifici, attivando la modalità di navigazione anonima od accedendo al pannello di configurazione del browser.
L’eventuale disattivazione dei cookies del portale potrebbe compromettere l’utilizzo del medesimo e dei servizi da esso offerti.
Per le finalità connesse all’esecuzione dei contratti ed alla integrazione con fonti esterne, il portale potrebbe incorporare anche collegamenti a fonti esterne, programmati in modo da non impostare alcun cookie all’accesso della pagina per salvaguardare la privacy degli utenti (salvo che l’utente sia già autenticato nelle fonti esterne medesime, avendo in tal caso già acconsentito all’uso dei cookies stessi).

IV – Tipi di cookies

In termini generali, i cookies possono essere definiti “tecnici” o “di profilazione”, laddove i primi costituiscono elementi necessari per il corretto funzionamento del portale e la navigazione dell’utente ed i secondi consentono di creare profili personalizzati dell’utente al fine di interagire con il medesimo secondo le preferenze manifestate dallo stesso durante la navigazione.
Più specificamente, i cookies possono poi essere definiti:
- “di sessione” quando i medesimi vengono cancellati immediatamente alla chiusura del browser di navigazione;
- “persistenti”, quando essi rimangono all’interno del browser per un determinato periodo di tempo;
- “propri”, quando gli stessi sono generati e gestiti direttamente dal soggetto gestore della risorsa sulla quale l’utente sta navigando;
- “di terze parti”, quando essi sono generati e gestiti da soggetti diversi dal gestore della risorsa sulla quale l’utente sta navigando.
Al fine della conclusione ed esecuzione dei contratti con gli utenti, il portale oggi utilizza i soli cookie tecnici, ma potrà in futuro utilizzare tutte le succitate categorie di cookies, parte dei quali raccoglie informazioni sugli utenti medesimi, su come questi visitano il portale medesimo e sulle loro preferenze, ed altra è installata al fine di consentire loro l’accesso e la permanenza nell’area riservata loro dedicata.

V – Dati trattati

I dati trattati e/o riportati nel portale riguardano gli utenti del portale medesimo (clienti e fornitori di Chyros), nonché i loro referenti, e vengono inseriti ed aggiornati dagli operatori di Chyros in esecuzione ed in funzione dell’adempimento dei rapporti già in essere, giusti contratti tra le parti, cui si rimanda, con esplicito richiamo della sezione ivi riportata e riguardante la gestione dei dati personali e della privacy; una volta inseriti nel portale, i soggetti registrati, siano essi persone fisiche o giuridiche, hanno pertanto a loro disposizione un accesso all’area riservata, con relative credenziali di autenticazione e log in, per un minimo di un utente ciascuno.
In ragione di quanto sopra, l’utente prende nota che i dati forniti a Chyros, in sede di stipula del contratto e/o quale altra correlata alla relativa esecuzione, sono trattati dal personale della stessa Chyros, riconoscendo alla medesima ed al relativo personale il pieno diritto ad accedere al portale e gestire i dati ivi contenuti, anche ai fini di rimozione, aggiornamento, modifica, implementazione, etc., sempre salva la coerenza delle suddette attività con le obbligazioni nascenti dai contratti separatamente sottoscritti; prende altresì nota che le password sono conservate come hash non reversibile, i token di accesso ospite dei fornitori sono cifrati ed i file (anche PDF) generati sono attualmente archiviati su server applicativo (archiviazione locale), salva la facoltà di Chyros di estenderne in futuro l’archiviazione, per insindacabili ragioni operative, su servizi cloud esterni.
I dati raccolti sul portale includono e/o possono includere:
- dati anagrafici e di contatto (clienti, fornitori e relativi referenti), ragione sociale e/o denominazione degli utenti, codice fiscale e partita IVA, indirizzi (sedi legali, sedi operative, indirizzi di spedizione e così via, comprensivi di via, CAP, città, provincia, paese), recapiti (Email, telefono, PEC, etc.), Codice destinatario SDI (fatturazione elettronica), IBAN / coordinate bancarie, estremi dei referenti (persone fisiche, con indicazione di nome, ruolo, telefono, email e quant’altro utile all’esecuzione dei contratti);
- dati relativi ai veicoli per cui sia stata inserita dagli utenti in qualsiasi forma una richiesta di preventivazione e/o intervento (targa e numero di telaio – VIN, marca, modello, tipo di alimentazione, data di immatricolazione);
- dati di accesso (nome, cognome, email, telefono), password (conservata come hash non reversibile) e token di autenticazione/sessione, data e ora dell’ultimo accesso / dell’ultima attività, indirizzo IP e user-agent del browser, conservati nelle sessioni attive (con memorizzazione di IP e dati del dispositivo utilizzati per l’accesso);
- dati delle comunicazioni tra le parti (email e comunicazioni in genere inviate dal sistema, comprensive di oggetto, contenuto, destinatari, esito di invio, etc, messaggistica interna / chat collegata a preventivi, ordini e schede veicolo, dati di lettura riguardanti soggetto, modalità ed orari, file allegati quali anagrafiche, preventivi, ordini, chat, resi, allegati delle email, bolle/DDT con firma autografa, registro delle ricerche per targa verso i cataloghi esterni contenente targhe cercate, utenti, data/ora e registro delle operazioni, e quant’altro collegato a qualsiasi evento riguardante preventivi, ordini, resi, blocchi del portale, etc., esteso ad autore, tipo di operazione e data/ora);
- dati fiscali e commerciali (preventivi, ordini e fatture con dati anagrafici e fiscali dell’utente/cliente);
- dati descrittivi (note/descrizione in relazione ad anagrafiche, preventivi, ordini, righe, resi, a testo libero, che possono a propria volta contenere dati personali di terzi, quali, esemplificativamente, nominativi di referenti, conducenti delle vetture e/o clienti finali);
- dati automatizzati e/o ricavati dal sistema in maniera automatica (esemplificativamente, dal codice fiscale, desumendosene sesso, data e luogo di nascita).
I dati di cui sopra saranno e/o potranno essere trasmessi a soggetti terzi e/o sistemi esterni (in specie, salvi altri, DWeb, Solera, Kromeda e l’SDI) nell’ambito dell’erogazione del servizio, con connessione cifrata (HTTPS), in particolare per:
- la contabilità, gestita attraverso sistema esterno (DWeb), che tratterà i dati anagrafici e fiscali di clienti e fornitori, estesi a ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, email, telefono, PEC, codice SDI, IBAN, dati della fattura e quant’altro occorra alla elaborazione e trasmissione della fattura elettronica verso il Sistema di Interscambio (SDI);
- i cataloghi dei ricambi (Solera, Kromeda), che tratteranno i dati riguardanti targhe e numeri di telaio;
- la gestione delle comunicazioni email (server SMTP / provider), che tratteranno estremi dei nominativi ed utenti, comprensivi di indirizzi email, contenuto delle comunicazioni (allegati inclusi) e quant’altro correlato all’adempimento dei contratti.
Fermo quanto precede, il portale potrebbe fare uso di log files nei quali vengono conservate informazioni, raccolte in maniera automatizzata durante le visite degli utenti, e, segnatamente, il loro Indirizzo internet protocol (IP), il Tipo di browser ed i parametri del dispositivo usato per connettersi al sito, il nome dell’internet service provider (ISP), la data e l’orario delle visite, la pagina web di provenienza del visitatore (referal) e quella di uscita, il numero di click.
Le suddette informazioni sono gestite in forma automatizzata e vengono raccolte in funzione della conclusione ed esecuzione dei contratti con gli utenti, nonché al fine di verificare il corretto funzionamento del sito e per motivi di sicurezza.
Con l’inserimento o l’inoltro di dati, testi, documenti, immagini o files tramite il portale, l’utente accetta espressamente (oltre all’informativa privacy) che i propri dati, quelli dal medesimo indicati ed i contenuti dallo stesso inseriti siano liberamente diffusi anche a terzi al fine della conclusione ed esecuzione dei contratti dal medesimo stipulati, nel limite del solo fine dell’erogazione del servizio richiesto e per il solo tempo necessario per la fornitura del medesimo; in particolare, l’utente:
- accetta che tali dati siano inoltrati da Chyros srl ed utilizzati da suoi dipendenti, collaboratori e chiunque altro dalla medesima designato ai fini esclusivi della conclusione ed esecuzione dei contratti;
- assumerà a proprio carico ogni conseguenza dell’eventuale omissione delle informazioni necessarie all’esecuzione dei contratti, con piena declinatoria, da parte di Chyros srl, di qualsiasi problematica, vizio o difformità che ne derivi e, comunque, con facoltà della medesima Chyros srl di opporre eccezioni di inadempimento e/o risoluzioni contrattuali e/o risarcimenti dei danni e/o, comunque, l’impossibilità di eseguire, in tutto od in parte, ovvero, in ogni caso, perfettamente, la prestazione alla stessa demandata.
Le informazioni che gli utenti del portale riterranno di rendere pubbliche tramite i servizi e gli strumenti messi a disposizione degli stessi sono fornite dall’utente consapevolmente e volontariamente, con esenzione del portale medesimo da qualsiasi responsabilità in merito ad eventuali violazioni delle leggi, e con la precisazione che spetta all’utente stesso verificare di avere i permessi per l’immissione di dati personali di terzi o di contenuti tutelati dalle norme nazionali ed internazionali.
I dati raccolti dal portale sono utilizzati esclusivamente per le finalità sopra indicate e conservati per il tempo strettamente necessario a svolgere le attività precisate, ovvero, comunque:
- i dati anagrafici ed i documenti, che vengono mantenuti attivi per l’intera durata del rapporto e per il tempo necessario alle finalità del servizio, non essendo prevista alcuna cancellazione automatica programmata e spettando dunque all’utente richiedere la relativa rimozione, salva la facoltà di Chyros di provvedervi in autonomia nel caso in cui i dati medesimi non si appalesino più utili ad alcuno scopo contrattuale;
- i dati riguardanti le sessioni scadute (con il relativo indirizzo IP e user-agent), che vengono eliminati automaticamente alla scadenza;
- i dati contabili e fiscali, comprensivi delle fatture, che vengono conservati secondo i termini di legge (ordinariamente decennali, fatta salva l’eventuale conservazione oltre la scadenza per casi particolari, sempre nei limiti di quanto più opportuno per l’esecuzione dei contratti);
- quelli utilizzati ai fini di sicurezza, che sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento dei fini contrattuali e/o di legge.

VI – Diritti dell’utente

Ai sensi del D.lgs 196/2003 e del Regolamento UE n. 2016/679, l’utente ha diritto a chiedere e/o manifestare al titolare:
- l’accesso ai dati personali;
- il loro aggiornamento;
- la rettifica;
- l’integrazione;
- la limitazione;
- l’opposizione, per motivi legittimi;
- la portabilità;
- la cancellazione;
- la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
- l’attestazione che le operazioni di aggiornamento, rettificazione, integrazione dei dati, cancellazione, blocco dei dati, trasformazione, sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi;
ed il tutto nei limiti di legge, ed, ove previsto, salvo che ciò non si appalesi impossibile, sproporzionato all’interesse e/o meramente strumentale.
Le richieste di cui al precedente capoverso possono essere indirizzate al titolare del trattamento all’indirizzo email di cui al paragrafo II (senza formalità), oppure utilizzando il modello previsto dal Garante per la protezione dei dati personali.
In caso di violazione della normativa sulla privacy, l’utente ha il diritto di proporre reclamo presso il Garante per la Protezione dei Dati Personali, quale autorità preposta al controllo sul trattamento nello Stato italiano.